Ajudas de custo – Como funcionam?
No dia a dia da atividade profissional, é comum que ocorram despesas adicionais dos colaboradores, nomeadamente quando se deslocam em trabalho.
Essas despesas normalmente englobam os meios de transporte, as refeições e o alojamento, se necessário. Por serem despesas associadas à atividade profissional, a entidade empregadora costuma pagá-las através de ajudas de custo.
Legislação das ajudas de custo no setor privado
As ajudas de custo e a compensação por utilização de viatura própria estão legisladas num regime próprio, regulamentado no Decreto de Lei n.º 106/98. Mas este regime diz respeito apenas à Função Pública. Então, como funciona para o setor privado?
As empresas privadas podem definir os montantes e as condições em que as ajudas são atribuídas, sem terem de utilizar os valores tabelados para a Função Pública como referência para compensar os trabalhadores. No entanto, esses valores podem ajudar, pois regem os limites máximos para a isenção de IRS e Segurança Social.
Ou seja, as ajudas de custo estão isentas de IRS até aos montantes indicados para a Função Pública, desde que devidamente declaradas dentro do prazo.
Atenção: as ajudas de custo não devem ser incluídas na folha salarial nem ser acrescentadas à remuneração habitual do trabalhador quando não existem deslocações em serviço.
Ajudas de custo mais comuns e valores de referência
TRANSPORTE
As ajudas de custo de transporte podem englobar os custos com a deslocação na viatura do próprio trabalhador, combustível, portagens, despesas com aluguer de carro, bilhetes de transportes públicos, etc.
No setor público, as contas são feitas por tipo de veículo e quilómetro. Se for em automóvel próprio, atribui-se 0,36 €/km, se for transportes públicos 0,11 €/km e se for transporte em veículo motorizado não automóvel 0,14 €/km.
Se o transporte for efetuado através do aluguer de um automóvel, o valor é pago consoante o número de funcionários e por quilómetro. Para um funcionário atribui-se 0,34 €/km, para dois 0,14 €/km (a cada um) e para três ou mais 0,11 €/km (a cada um).
ALOJAMENTO
No caso do alojamento, são considerados os custos de estadias em hotel ou outro tipo de alojamento. Neste caso, na Função Pública, os valores variam consoante os cargos dos trabalhadores e se as deslocações são ou não em território nacional.
As estadias em Portugal (incluindo as regiões autónomas) pagam 50,20 € a trabalhadores em geral e 69,19 € a administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores. No estrangeiro, pagam 89,35 € aos primeiros referidos e 100,24 € aos segundos.
REFEIÇÕES
As refeições consequentes da deslocação também são tidas em conta nas ajudas de custo.
O valor de referência das ajudas de custo das refeições é o mesmo do subsídio de alimentação, continuando a ter em conta os valores de referência da Função Pública.
Caso precise de ajuda nos procedimentos legais e contabilísticos que envolvem as ajudas de custo, contacte-nos!
